关于加强分会办公室工作的几点意见

关于加强分会办公室工作的几点意见

  为切实加强分会办公室、文书档案（包括收集的家谱、历史资料等）、财务账簿、电脑数据库和网站网络系统的规范管理与安全保障；经分会筹委会研究：

一、由宋开富同志负责办公室工作。具体负责：（1）日常接待联谊工作；（2）文件资料的起草、把关、打印、校对、存档；（3）分会网站的充实、扩版、维护更新和与总会网站系统的联网工作；（4）全市宋氏家谱的接收、登记、扫描录入和电脑数据库的整理、备份与加密保管；（5）对工作人员出勤情况进行实时考核；（6）其他相关工作。

办公室可根据工作需要，酌情聘用一到二名专业工作人员。聘用人员，须经分会常务理事会审查同意，并经试用合格。人员待遇由办公室会同财务室提出意见，经分会常务理事会研究通过。

二、由宋金贵同志负责分会财务管理工作；宋开富同志兼任财务出纳；宋兖成同志负责财务审计把关。具体负责：（1）会费和捐助资金的收缴、记账与保管；（2）办公用品的采购（必须有二个以上经手人在场），以及登记、保管；（3）财务账目、票据和银行账户的管理与审核；（4）定期向分会常务理事会汇报财务收支及审计情况；并定期予以公布。

三、分会财务室、档案室、微机室钥匙，由宋开富、宋金贵等专人保管；如出差外出不在家时，可委托指定人员保管；不得擅自转交他人。确保办公室、财务室、档案室和电脑数据库等安全不出任何问题。

四、分会正式成立大会期间，将设立秘书组、会务组、联络接待组等办事机构，具体人员分工，经分会筹委会研究确定后，另行公布。

五、在分会正式成立大会期间，如因人手不够，需要增加或抽调部分相关人员时，须经分会筹委会研究确定。同时，鼓励提倡宗亲进行义工和义务服务活动等。 

         中国宋氏文化研究会临沂分会筹委会

2012年11月20日

分 会 办 公 室 制 度

一、保持清洁卫生，整齐有序，环境良好。